|Todo lo que necesitas saber antes de organizar un evento

Todo lo que necesitas saber antes de organizar un evento5 min read

Por | 2018-04-13T09:30:00+00:00 jueves, 12 abril, 2018|
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Organizar un evento, a priori, suena cool. Espacios, catering, decoración, material audiovisual, etc. Suena a alto standing, a caché. Sin embargo, dos días después de iniciar las gestiones necesarias nos damos cuenta de que la realidad, desgraciadamente, es otra. Horas extra, lucha de egos entre proveedores (solo si hay mala suerte de por medio), seis (o más) versiones de presupuestos hasta llegar a la definitiva y un bajón de azúcar entre medias. En Best nos gusta montar saraos y, si has leído el post sobre los eventos corporativos que se llevarán en 2018, ya sabes que lo consideramos una apuesta segura para determinadas acciones como lanzamientos de producto, promoción de marca y aumento de notoriedad de nuestros clientes. Además, favorece la cercanía entre empresa y público objetivo y permite la creación de experiencias reales y exclusivas, muy afines a los valores reales de los influencers agradecen.

Por todo eso, hoy te hablamos en exclusiva sobre las 4 claves para organizar un evento y que sea recordado por los años de los años.

Los invitados

Lo primero de todo y lo más importante es tener claro a quién nos dirigimos. ¿Quieres organizar un evento corporativo? ¿Un evento temático? ¿Un lanzamiento de producto dirigido a un público específico? En base a la tipología del evento, haremos una selección de periodistas e influencers que se ajusten al target del producto o de la marca y que creamos pueden disfrutar del evento y, por ende, publicar al respecto.

La desventaja de enviar un correo masivo es que el mensaje puede desvirtuarse. Y al final, no importa tanto que sea un éxito de convocatoria como la repercusión que a posteriori podemos obtener. En muchas ocasiones, de nada nos sirve que los confirmados asistan para darse una vuelta, si después no cumplimos ni con la cuarta parte de los KPI establecidos previamente con el cliente.

La importancia del save the date

Tanto medios de comunicación como influencers, tienen las agendas a rebosar. Algunos lo preparan con antelación y otros lo gestionan al momento. Por eso, es importante hacerles ver que el día del evento es un día que deberán reservar. O, al menos, brindarles la oportunidad de que sientan curiosidad y decidan si merece la pena subrayar esa fecha en sus agendas.

Hay dos formas de hacerlo: podemos enviar un save the date de manera sencilla con la información clave (tema, fecha, hora y lugar) y una llamada a la acción que enganche. O podemos pensar en una creatividad chula con una combinación de colores, tipografías e ilustraciones que mole y que visualmente sea efectivo, todo siguiendo las tendencias de diseño. Lo importante es que el receptor sienta que realmente contamos con él y reserve esa fecha para cuando reciba la convocatoria final.

Cada mochuelo a su olivo

Hablemos de la convocatoria: sabemos que a la hora de convocar a los medios, es complicado que asistan todos los confirmados. Normalmente, hay un 20% que siempre falla. Por no decir que, por razones de agenda y previsiones, las televisiones y las radios rara vez confirman hasta el mismo día del evento.
A la hora de tratar con los medios de comunicación, hay que asumir que los periodistas saben perfectamente a qué van, es decir, van a tiro hecho. Decirles lo que tienen que grabar, a quién tienen que entrevistar y qué es lo que tienen que recortar es un grave error. Porque, en muchas ocasiones, justamente esa parte es la que publican. Nuestra labor radica en preparar a los portavoces y trabajar la información lo más clara y concisa posible, para evitar interpretaciones erróneas o malentendidos. Dejémosles que hagan su trabajo y centrémonos solamente en lo que está en nuestras manos, es decir, en todo lo demás.

El día del evento

Por fin, tras varias semanas de trabajo exhaustivo, horas extra, encaje de bolillos y mucho estrés, el día ha llegado. Lo primordial es confiar en que todo salga bien. De nada nos sirve el pesimismo y los nervios pegajosos. Además, no te preocupes: si algo sale mal, piensa que la belleza del fallo está a la orden del día.

Podemos aprovechar ese mismo día para hacer las últimas llamadas de aquellos medios de comunicación que por cuestiones de agenda no han podido confirmar asistencia días atrás. Y luego… ¡A disfrutar! Eso sí, no pierdas de vista al cliente ni al periodista. Si es necesario, y si este último se interesa, puedes hacerles la tarea más fácil y presentarles para que entablen conversación. ¿Qué es lo que haría un anfitrión con sus invitados? Pues eso mismo.

Sobre el autor:

Alaia Arriortua
Una carrera, un máster, cuatro idiomas y varias paradas en el camino bastaron para que descubriera que lo mío con la comunicación era amor verdadero. Opino que “resiliencia” y “transgresión” son las mejores palabras del mundo.

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